Eine XLS-Datei ist eine Arbeitsmappe im älteren binären Dateiformat von Microsoft Excel. Sie kann Tabellen, Formeln, Diagramme, Formatierungen und Makros enthalten. Besonders verbreitet ist die Variante für Excel 97 bis 2003. Seit Excel 2007 wird für neue Arbeitsmappen in der Regel das modernere XLSX-Format verwendet.
Was bedeutet XLS?
Die Endung .xls kennzeichnet eine klassische Excel-Arbeitsmappe und wird häufig als „Excel Spreadsheet“ gelesen. Technisch beruht das verbreitete Excel-97–2003-Format auf BIFF, dem Binary Interchange File Format. Inhalte werden binär gespeichert und nicht wie bei einer XLSX-Datei in einem Paket aus XML-Dateien.
XLS-Dateien begegnen Nutzern noch heute in älteren Buchhaltungsprogrammen, Warenwirtschaftssystemen, Vorlagen und Archiven. Für neue Dateien ist das Format meist nur sinnvoll, wenn ein vorhandenes System ausdrücklich XLS verlangt.
Was kann eine XLS-Datei enthalten?
- mehrere Arbeitsblätter mit Zahlen, Texten und Datumswerten
- Formeln, Funktionen und Verknüpfungen zwischen Zellen
- Diagramme, Farben, Schriftarten und Zahlenformate
- Filter, Kommentare und benannte Bereiche
- VBA-Makros und andere ältere Excel-Funktionen
Damit ist XLS deutlich funktionsreicher als eine CSV-Datei, die im Wesentlichen tabellarische Rohdaten als Text speichert. Die umfangreichen Funktionen erhöhen allerdings auch die Komplexität und können beim Austausch zwischen Programmen zu Kompatibilitätsproblemen führen.
Welche Grenzen hat das XLS-Format?
Ein Arbeitsblatt im üblichen Excel-97–2003-Format ist auf 65.536 Zeilen und 256 Spalten begrenzt. Eine moderne XLSX-Arbeitsmappe unterstützt dagegen pro Blatt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Außerdem sind XLS-Dateien bei vergleichbaren Inhalten häufig größer, weil ihnen die ZIP-basierte Komprimierung des XLSX-Formats fehlt.
Das Format kann Makros enthalten. Bei unbekannter Herkunft sollte eine XLS-Datei daher nicht unbedacht geöffnet und die Makroausführung nicht pauschal aktiviert werden.
Wie kann man eine XLS-Datei öffnen?
Aktuelle Excel-Versionen können XLS-Dateien normalerweise weiterhin öffnen. Alternativen sind LibreOffice Calc und andere Tabellenprogramme mit Import-Unterstützung. Browserbasierte Dienste ermöglichen ebenfalls eine Konvertierung oder Bearbeitung, sollten bei vertraulichen Geschäftsdaten aber nur nach einer Datenschutzprüfung genutzt werden.
- Vor dem Öffnen Herkunft und Dateiname prüfen.
- Bei einer Makrowarnung Makros nur aktivieren, wenn Inhalt und Absender vertrauenswürdig sind.
- Nach dem Öffnen Formeln, Datumswerte und Sonderzeichen kontrollieren.
- Für die weitere Bearbeitung eine Sicherungskopie im aktuellen Format anlegen.
Unterschied zwischen XLS, XLSX und CSV
| Merkmal | XLS | XLSX | CSV |
|---|---|---|---|
| Speicherung | Binär | Komprimiertes XML-Paket | Textdatei |
| Typischer Einsatz | Altsysteme und Archive | Aktuelle Excel-Arbeitsmappen | Einfacher Datenaustausch |
| Mehrere Arbeitsblätter | Ja | Ja | Nein |
| Formeln und Layout | Ja | Ja | Nein |
| Makros | Möglich | Nicht in XLSX; dafür XLSM | Nein |
Wie lässt sich XLS in XLSX umwandeln?
Am zuverlässigsten wird die XLS-Datei in einem Tabellenprogramm geöffnet und über „Speichern unter“ als XLSX gesichert. Eine bloße Umbenennung von .xls in .xlsx ist keine Konvertierung. Nach dem Speichern sollten Formeln, Diagramme, Druckbereiche, externe Verknüpfungen und Sonderzeichen geprüft werden.
Enthält die Arbeitsmappe benötigte VBA-Makros, sollte sie als XLSM gespeichert werden. XLSX entfernt die Makrofähigkeit. Wird lediglich eine einzelne Tabelle ohne Formeln und Gestaltung benötigt, kann auch ein CSV-Export zweckmäßiger sein.
Wann sollte XLS weiterhin verwendet werden?
XLS ist angebracht, wenn eine ältere Software oder Schnittstelle ausschließlich dieses Format akzeptiert. Für neue Arbeitsmappen bietet XLSX meist mehr Kapazität, kleinere Dateien und bessere Kompatibilität mit aktuellen Anwendungen. Vor einer Umstellung sollte geprüft werden, ob nachgelagerte Systeme das neue Format verarbeiten können.
Häufige Fragen zur XLS-Datei
Ist XLS dasselbe wie Excel?
Nein. Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, XLS dagegen eines der Dateiformate, die das Programm lesen und schreiben kann.
Kann eine XLS-Datei in XLSX umbenannt werden?
Nein. Eine geänderte Endung verändert die interne Dateistruktur nicht. Die Datei muss geöffnet und über eine Export- oder „Speichern unter“-Funktion tatsächlich konvertiert werden.
Warum ist eine XLS-Datei schreibgeschützt?
Mögliche Ursachen sind fehlende Dateirechte, ein gesetzter Schreibschutz, eine bereits geöffnete Datei, eine geschützte Arbeitsmappe oder der Sicherheitsmodus des Tabellenprogramms.